CAS CLIENTS : RENCONTRES INTERNATIONALES - 1700 PERSONNES

Client

Groupe de Grande Distribution, premier acteur français sur le marché international du bricolage

Contexte

Pour la réalisation d’une convention internationale atypique à Paris réunissant 1700 participants de toutes nationalités durant 3 jours, Optimum Events a été missionné pour gérer toute la logistique concernant l’hébergement, les transports, la restauration, les soirées, l’accueil et la coordination sur le lieu de convention, entre tous les prestataires.

Resultats

  • 9 hôtels
  • 35 bus
  • 5 lieux de soirées
  • 1 lieu de convention de 12 500m² (3 bâtiments)
  • 3 jours de rencontres internationales

 

Nos missions :

  • Lancement d’appels d’offres, sélection de prestataires, repérages, négociation des contrats (lieu de convention, hébergement, transport, traiteurs, soirées, hôtesses, experts en sécurité…)
  • Suivi et adaptation du projet au fur et à mesure en fonction des attentes du client et des inscriptions des participants sur un site spécialement dédié.
  • Achat et location de matériel et tenues
  • Coordination logistique terrain :
  1. - Paris Event Center : installation de plusieurs espaces dédiés (restauration, catering, vestiaire, accueil et espaces de travail agence et service communication du client…), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage

  2. - Hôtels : installation des desks d’accueil, briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses

  3. - Premier soir : transferts en bus et voitures particulières vers 4 lieux de soirées :
       o  Diner à la Tour Eiffel
       o  Diner au Faust
       o  Croisière dinatoire
       o  Croisière dansante après un diner foodtruck d’exception

  4. - Deuxième soir : installation de plusieurs espaces dédiés à la Cité du Cinéma
    (restauration, catering et vestiaire), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage

  • Gestion des prestataires et personnel sur chacun des sites
  • Vérification des commandes et livraisons
  • Gestion des flux des participants pendant 3 jours
    (entre le lieu de convention, les hôtels, les soirées et les aéroports et gares)
  • Vérification des rooming-lists et facturation finales
  • Débriefing
  • Suivi de facturation

Livre d'Or

Chère Véronique

L'organisation de la journée était impeccable, comme d'habitude ! 

Quel bonheur de bosser avec vous...

A bientôt

Ludovic, Responsable du projet Sens & Performance
Grande Distribution

Séminaire Véronique

Séminaire fantastique !

Merci à vous.

Très bonne semaine.

Paul Marie, Directeur Général
Industrie