CAS CLIENTS : RENCONTRES INTERNATIONALES - 1700 PERSONNES

Client

Groupe de Grande Distribution, premier acteur français sur le marché international du bricolage

Contexte

Pour la réalisation d’une convention internationale atypique à Paris réunissant 1700 participants de toutes nationalités durant 3 jours, Optimum Events a été missionné pour gérer toute la logistique concernant l’hébergement, les transports, la restauration, les soirées, l’accueil et la coordination sur le lieu de convention, entre tous les prestataires.

Resultats

  • 9 hôtels
  • 35 bus
  • 5 lieux de soirées
  • 1 lieu de convention de 12 500m² (3 bâtiments)
  • 3 jours de rencontres internationales

 

Nos missions :

  • Lancement d’appels d’offres, sélection de prestataires, repérages, négociation des contrats (lieu de convention, hébergement, transport, traiteurs, soirées, hôtesses, experts en sécurité…)
  • Suivi et adaptation du projet au fur et à mesure en fonction des attentes du client et des inscriptions des participants sur un site spécialement dédié.
  • Achat et location de matériel et tenues
  • Coordination logistique terrain :
  1. - Paris Event Center : installation de plusieurs espaces dédiés (restauration, catering, vestiaire, accueil et espaces de travail agence et service communication du client…), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage

  2. - Hôtels : installation des desks d’accueil, briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses

  3. - Premier soir : transferts en bus et voitures particulières vers 4 lieux de soirées :
       o  Diner à la Tour Eiffel
       o  Diner au Faust
       o  Croisière dinatoire
       o  Croisière dansante après un diner foodtruck d’exception

  4. - Deuxième soir : installation de plusieurs espaces dédiés à la Cité du Cinéma
    (restauration, catering et vestiaire), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage

  • Gestion des prestataires et personnel sur chacun des sites
  • Vérification des commandes et livraisons
  • Gestion des flux des participants pendant 3 jours
    (entre le lieu de convention, les hôtels, les soirées et les aéroports et gares)
  • Vérification des rooming-lists et facturation finales
  • Débriefing
  • Suivi de facturation

Livre d'Or

Bonjour Véronique,
Juste un petit mot pour vous remercier et vous féliciter ainsi que Marion pour l’organisation de cette journée et le choix de vos prestataires.
Merci de transmettre également mes remerciements et mes félicitations à vos prestataires.
Encore merci !

Bruno, Directeur Financier
Logement social

Je voulais te remercier pour ta présence efficace, souriante, discrète, si facilitante durant nos jours de synergie. Bien sûr cela inclut les coulisses en amont mais je n'y étais pas ;-) ... On a été soignés aux petits oignons, c'était bien agréable dans nos journées remuées. 

 

Bonne continuation et à une prochaine fois

Anne-Lise,
Grande Distribution